Contamos con una amplia gama de escáneres para la digitalización o escaneo de documentos, esto nos permite:
- Digitalización o escaneo de documentos en hojas sueltas y encuadernados.
- Digitalización de documentos con tamaños desde un justificante de un peaje hasta un formato DIN A0.
- Digitalización o escaneo de documentos en soportes tipo papel, pergaminos, etc.
La grabación de datos es un proceso crítico en la gestión de la información, fundamental en la era de la digitalización. Es el acto de transformar la información a medios electrónicos a través de un proceso de codificación manual o automático. Este proceso puede involucrar la transcripción de datos desde formatos físicos a digitales, el ingreso de datos en bases de datos, o la digitalización de información para su uso y análisis en sistemas informáticos. Ahora, exploremos las dimensiones de este campo y su relevancia en el mundo contemporáneo.
¿Para qué sirve un servicio de grabación y tratamiento de datos?
Un servicio de grabación y tratamiento de datos ofrece múltiples beneficios para las organizaciones. Su principal finalidad es asegurar que la información se registre de manera precisa, eficiente y accesible. Además, permite a las empresas:
- Organizar grandes volúmenes de datos:
Esto es crucial para mantener la integridad y la accesibilidad de la información. - Analizar información:
Con los datos adecuadamente grabados y organizados, se pueden realizar análisis que contribuyan a la toma de decisiones estratégicas. - Preservar la información:
Asegura que los datos importantes se guarden y respalden de manera segura. - Optimizar procesos:
Reduce la carga de trabajo manual y aumenta la productividad mediante la automatización del ingreso de datos.
Metodología en la grabación de datos
La metodología en la grabación de datos implica un conjunto de pasos estructurados y estándares que aseguran la calidad y confiabilidad del proceso. Incluye:
- Definición de objetivos:
Clarificar qué información es necesaria y por qué. - Diseño del sistema de grabación:
Crear o adaptar bases de datos y formularios de entrada. - Recolección de datos:
Obtener los datos de fuentes confiables. - Ingreso de datos:
Realizar la transcripción o el ingreso de datos al sistema. - Verificación y validación:
Chequear los datos grabados para detectar errores. - Respaldo y seguridad:
Implementar medidas para proteger la información. - Funciones de un Servicio de Grabación y Tratamiento de Datos
Un servicio de grabación y tratamiento de datos asume responsabilidades cruciales, tales como:
- Ingreso de datos:
Introducir datos de forma precisa en sistemas digitales. - Mantenimiento de registros:
Asegurar que los datos estén actualizados y sean accesibles. - Verificación:
Revisar los datos ingresados contra las fuentes originales para garantizar su precisión. - Análisis de datos básico:
Clasificar y ordenar datos para facilitar su interpretación y análisis. - Seguridad de datos:
Proteger la información contra accesos no autorizados y pérdidas de datos.
¿Qué hace el grabador de datos?
El grabador de datos, también conocido como operador de entrada de datos, es el profesional encargado de ejecutar la grabación de datos. Sus tareas incluyen:
- Transcripción:
Convertir información escrita o grabada en formato digital. - Codificación:
Asignar códigos estandarizados a diversos elementos de datos para su fácil identificación y análisis. - Revisión:
Chequear los datos introducidos para corregir posibles errores. - Mantenimiento de la base de datos:
Actualizar y mantener bases de datos organizadas. - Cumplimiento de plazos:
Asegurar que la entrada de datos se realice en el tiempo estipulado.
Firma digital
Este es un factor que debes tomar en cuenta a la hora de comenzar con esta transición, pues trae consigo validez legal. Considera que las herramientas tecnologías que te ofrezcan eso, cuenten con variedad de opciones como firma a un clic, portafirmas digitales o firmas centralizadas.
También tomar en cuenta los mecanismos de seguridad que utilizan en torno a esto, como biometría, mensajes de texto, token o PIN.
Tecnología OCR
Otra herramienta que enriquecería y complementaría tu proceso de digitalización es la tecnología OCR. Esta consiste en emplear tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (Optical Character Recognition), el cual digitaliza de manera automática los documentos, siendo una tecnología más especializada.
Asegúrate de destruir de manera segura los documentos en papel
Este consejo aplica para toda la información en papel que ha sido transformada. La idea de digitalizar la información es que dejes de necesitar la información en papel físico, por lo que debes asegurarte de que esos documentos físicos sean destruidos de forma segura.
Tirarlos a la basura no es una opción cuando estamos hablando de información con datos empresariales, la opción más práctica y segura es triturarlos.
Considera cuánto tiempo se debe conservar cada tipo de registro
Antes de realizar el paso de la ‘limpieza’, toma en cuenta el tipo de documento del qué se trata y el tiempo en el que debe conservarse de acuerdo con las regulaciones del trámite o información.